Planifique su estrategia de capacitación del usuario final antes de software de puesta en marcha Los gestores y los departamentos de TI a menudo se apresuran a implementar y más nuevo software sin tener en cuenta la necesidad de formar a los usuarios finales en su uso. Una estrategia de formación del usuario final escalable hará que su nueva implementación de software tanto un coste más eficaz y una experiencia más feliz para todos los involucrados. Empresas de todos los tamaños gastan una cantidad significativa de sus presupuestos de TI en el software. Los nuevos sistemas operativos de escritorio pueden mejorar la seguridad y ejecutar aplicaciones más sofisticadas, y esas nuevas aplicaciones pueden automatizar tareas previamente realizadas manualmente o proporcionar más fácil y rápida realización de tareas que antes realizó utilizando software antiguo, aumentando así la productividad. Pero no verás los beneficios línea de fondo de estas mejoras a menos que los usuarios finales del software pueden hacer con éxito la transición. Es por eso que es importante para planificar una estrategia de formación del usuario final antes de implementar un nuevo software, y asegurarse de que el plan es escalable para que pueda crecer con su empresa. El establecimiento de objetivos de formación Su primer objetivo en la prestación de formación de software para los usuarios finales es minimizar las pérdidas de productividad asociadas a la transición de software. Esto significa que usted tiene que hacerlo, lo más rápidamente posible, conseguir que hasta el nivel de habilidades necesarias para realizar su trabajo al menos tan rápida y precisa como lo estaban haciendo con el software antiguo (o métodos manuales). Luego, en la siguiente fase, que desea que el software para ayudar a los usuarios a hacer su trabajo con mayor rapidez, precisión y / o segura que antes. Es importante ser realista en cuanto a los plazos en los que usted espera para llevar a cabo estos objetivos. Estos marcos de tiempo dependerán de la complejidad del nuevo software, así como el número de usuarios que necesitan formación y sus niveles de habilidad iniciales. La actualización a una nueva versión del mismo software ya se está utilizando puede presentar desafíos especiales. Formación podría esperar para proceder con mayor rapidez ya que los usuarios ya están familiarizados con una versión anterior. Sin embargo, si hay muchos cambios en la nueva versión o que tiene una interfaz muy diferente (como la "cinta" en Office 2007 que sustituirá a los menús y barras de herramientas a los usuarios están familiarizados con las versiones anteriores), los usuarios pueden realmente encontrar una actualización más difícil que el cambio a un nuevo paquete de software debido a sus expectativas existentes. Recuerde que todos los paquetes de software no son creados iguales, y tampoco lo son todos los usuarios. Evaluación de las necesidades de los usuarios finales Un elemento importante en la creación de su plan de formación es evaluar el nivel de habilidad técnica (s) de los que en realidad va a utilizar el software en una base diaria. Algunos programas, como un nuevo sistema operativo de escritorio, puede ser desplegado a lo largo de toda su organización. Algunos programas de aplicación se pueden instalar sólo en un departamento en particular (por ejemplo, software de contabilidad en el departamento de finanzas o el software de ilustración en el departamento de diseño gráfico) o sólo a disposición de los empleados con funciones específicas (por ejemplo, secretarios o jefes de departamento). En muchos casos, el software los usuarios finales no son particularmente afines a la tecnología, pero que pueden tener diferentes niveles de habilidad técnica dentro de un grupo. Es importante en este caso para proporcionar diferentes niveles de formación. Novicios técnicos necesitarán más centrado, instrucciones paso a paso en lo básico, mientras que los usuarios de computadoras más cualificados tomarán rápidamente los conceptos básicos y se benefician de una mayor capacitación que les muestra cómo utilizar las funciones más oscuros o avanzadas del software. El intento de formar a los dos grupos en conjunto dará lugar a los novicios está abrumado y confundido y los usuarios más cualificados tiempo que podría haberse gastado haciendo su trabajo perdiendo. Métodos de entrega de Formación El siguiente paso es evaluar los métodos de impartir la formación necesaria. Una vez más, hay varios factores a tener en cuenta: Los niveles de habilidad del usuario según lo determinado por su evaluación de las necesidades Número de usuarios que se entrenó Cronograma para la implantación del software (y si se va a realizar en fases o en toda la organización a la vez) Hay varios métodos diferentes para la entrega de la formación, y es posible que desee utilizar una combinación de éstos, sobre todo en una gran organización. Lo menos eficaz es, por desgracia, la utilizada por la mayoría de las organizaciones de pequeños y muchos otros más grandes: el equivalente de TI de tirar al niño en el agua y dejarlo hundirse o nadar. De repente aparece el nuevo sistema operativo o una aplicación en el ordenador del usuario final, tal vez con una copia del manual, y es responsabilidad del usuario para averiguarlo y servicio de soporte de TI de la empresa para desenredar los líos que el usuario se mete en. Algunos métodos de entrenamiento mejores incluyen: Práctica instructor & # 8212An instructor individuales paseos cada usuario de forma individual a través del proceso de realización de tareas comunes y responde preguntas. Este es el método más caro, aunque potencialmente el más eficaz. Manos a la dirigida por un instructor de entrenamiento de clase de estilo & # 8212An instructor muestra a los usuarios cómo funciona el software y cómo realizar tareas comunes, con usuarios que realizan las tareas a sí mismos en un aula / laboratorio. Cada usuario o un par de usuarios tiene un equipo en el que practicar. Las clases de 15 a 30 suelen ser eficaces. Estilo Seminario grupo de demostración & # 8212An instructor muestra a los usuarios cómo funciona el software y cómo realizar tareas comunes en una demostración en vivo. Grupos de 20 a 50 suelen ser eficaces. Capacitación en Informática (CBT) & # 8212CD o basado en línea de entrenamiento a ritmo individual (en la Web) que permite a los usuarios finales para completar lecciones interactivas que les guiarán a través de los procesos de realización de tareas comunes, y el software que pone a prueba en su desempeño y entendiendo. A su propio ritmo de formación & # 8212End-usuarios basada en libro de libro de lecciones completas en cómo realizar tareas comunes, a menudo ilustradas con imágenes. Independientemente del método (s) de entrega que usted elija, es útil para llevar a cabo primero un programa piloto de formación de un pequeño grupo, seleccionado de los usuarios que mejor representan su base de usuarios en general. Esto le ayudará a identificar los problemas y cuestiones con diversos métodos de entrenamiento antes de comprometerse a una. Creación de un programa de formación Formación del usuario final es más eficaz y memorable si personalizarlo según el uso de su propia organización del software, en lugar de lecciones genéricas. Por ejemplo la instrucción Microsoft Word debe incluir ejemplos de plantillas reales que los usuarios van a utilizar por sus documentos. Algunos elementos de su plan de clase deben incluir: El propósito del software. Las tareas que el usuario completará con el software ¿Cómo se diferencia de las versiones o productos que está reemplazando anteriores (si procede) Los usuarios pueden encontrar problemas comunes Los problemas de seguridad relacionados con el software La fabricación de su programa de entrenamiento escalable Un programa de entrenamiento escalable es lo suficientemente flexible para dar cabida a ambos un pequeño número de usuarios (por ejemplo, cuando los nuevos empleados se unen a la empresa y deben ser entrenados en el software) y un gran número (como es necesario en un despliegue de toda la organización de un nuevo producto ). Usted puede obtener muchos de los beneficios del entrenamiento individualizado sin el alto costo utilizando una combinación de entrenamiento basado en computadora y la formación de estilo seminario donde los usuarios pueden hacer preguntas y practicar las habilidades con la guía de un instructor. CBT tiene la ventaja de ser capaz de escalar hacia arriba o hacia abajo dependiendo de la cantidad de usuarios que necesita para entrenar, y los usuarios son capaces de avanzar a su propio ritmo, en lugar de tener que mantenerse al día con o ser frenados por el resto de la clase. Planifique su estrategia de capacitación del usuario final antes de software de puesta en marcha Los gestores y los departamentos de TI a menudo se apresuran a implementar y más nuevo software sin tener en cuenta la necesidad de formar a los usuarios finales en su uso. Una estrategia de formación del usuario final escalable hará que su nueva implementación de software tanto un coste más eficaz y una experiencia más feliz para todos los involucrados. Empresas de todos los tamaños gastan una cantidad significativa de sus presupuestos de TI en el software. Los nuevos sistemas operativos de escritorio pueden mejorar la seguridad y ejecutar aplicaciones más sofisticadas, y esas nuevas aplicaciones pueden automatizar tareas previamente realizadas manualmente o proporcionar más fácil y rápida realización de tareas que antes realizó utilizando software antiguo, aumentando así la productividad. Pero no verás los beneficios línea de fondo de estas mejoras a menos que los usuarios finales del software pueden hacer con éxito la transición. Es por eso que es importante para planificar una estrategia de formación del usuario final antes de implementar un nuevo software, y asegurarse de que el plan es escalable para que pueda crecer con su empresa. El establecimiento de objetivos de formación Su primer objetivo en la prestación de formación de software para los usuarios finales es minimizar las pérdidas de productividad asociadas a la transición de software. Esto significa que usted tiene que hacerlo, lo más rápidamente posible, conseguir que hasta el nivel de habilidades necesarias para realizar su trabajo al menos tan rápida y precisa como lo estaban haciendo con el software antiguo (o métodos manuales). Luego, en la siguiente fase, que desea que el software para ayudar a los usuarios a hacer su trabajo con mayor rapidez, precisión y / o segura que antes. Es importante ser realista en cuanto a los plazos en los que usted espera para llevar a cabo estos objetivos. Estos marcos de tiempo dependerán de la complejidad del nuevo software, así como el número de usuarios que necesitan formación y sus niveles de habilidad iniciales. La actualización a una nueva versión del mismo software ya se está utilizando puede presentar desafíos especiales. Formación podría esperar para proceder con mayor rapidez ya que los usuarios ya están familiarizados con una versión anterior. Sin embargo, si hay muchos cambios en la nueva versión o que tiene una interfaz muy diferente (como la "cinta" en Office 2007 que sustituirá a los menús y barras de herramientas a los usuarios están familiarizados con las versiones anteriores), los usuarios pueden realmente encontrar una actualización más difícil que el cambio a un nuevo paquete de software debido a sus expectativas existentes. Recuerde que todos los paquetes de software no son creados iguales, y tampoco lo son todos los usuarios. Evaluación de las necesidades de los usuarios finales Un elemento importante en la creación de su plan de formación es evaluar el nivel de habilidad técnica (s) de los que en realidad va a utilizar el software en una base diaria. Algunos programas, como un nuevo sistema operativo de escritorio, puede ser desplegado a lo largo de toda su organización. Algunos programas de aplicación se pueden instalar sólo en un departamento en particular (por ejemplo, software de contabilidad en el departamento de finanzas o el software de ilustración en el departamento de diseño gráfico) o sólo a disposición de los empleados con funciones específicas (por ejemplo, secretarios o jefes de departamento). En muchos casos, el software los usuarios finales no son particularmente afines a la tecnología, pero que pueden tener diferentes niveles de habilidad técnica dentro de un grupo. Es importante en este caso para proporcionar diferentes niveles de formación. Novicios técnicos necesitarán más centrado, instrucciones paso a paso en lo básico, mientras que los usuarios de computadoras más cualificados tomarán rápidamente los conceptos básicos y se benefician de una mayor capacitación que les muestra cómo utilizar las funciones más oscuros o avanzadas del software. El intento de formar a los dos grupos en conjunto dará lugar a los novicios está abrumado y confundido y los usuarios más cualificados tiempo que podría haberse gastado haciendo su trabajo perdiendo. Métodos de entrega de Formación El siguiente paso es evaluar los métodos de impartir la formación necesaria. Una vez más, hay varios factores a tener en cuenta: Los niveles de habilidad del usuario según lo determinado por su evaluación de las necesidades Número de usuarios que se entrenó Cronograma para la implantación del software (y si se va a realizar en fases o en toda la organización a la vez) Hay varios métodos diferentes para la entrega de la formación, y es posible que desee utilizar una combinación de éstos, sobre todo en una gran organización. Lo menos eficaz es, por desgracia, la utilizada por la mayoría de las organizaciones de pequeños y muchos otros más grandes: el equivalente de TI de tirar al niño en el agua y dejarlo hundirse o nadar. De repente aparece el nuevo sistema operativo o una aplicación en el ordenador del usuario final, tal vez con una copia del manual, y es responsabilidad del usuario para averiguarlo y servicio de soporte de TI de la empresa para desenredar los líos que el usuario se mete en. Algunos métodos de entrenamiento mejores incluyen: Práctica instructor & # 8212An instructor individuales paseos cada usuario de forma individual a través del proceso de realización de tareas comunes y responde preguntas. Este es el método más caro, aunque potencialmente el más eficaz. Manos a la dirigida por un instructor de entrenamiento de clase de estilo & # 8212An instructor muestra a los usuarios cómo funciona el software y cómo realizar tareas comunes, con usuarios que realizan las tareas a sí mismos en un aula / laboratorio. Cada usuario o un par de usuarios tiene un equipo en el que practicar. Las clases de 15 a 30 suelen ser eficaces. Estilo Seminario grupo de demostración & # 8212An instructor muestra a los usuarios cómo funciona el software y cómo realizar tareas comunes en una demostración en vivo. Grupos de 20 a 50 suelen ser eficaces. Capacitación en Informática (CBT) & # 8212CD o basado en línea de entrenamiento a ritmo individual (en la Web) que permite a los usuarios finales para completar lecciones interactivas que les guiarán a través de los procesos de realización de tareas comunes, y el software que pone a prueba en su desempeño y entendiendo. A su propio ritmo de formación & # 8212End-usuarios basada en libro de libro de lecciones completas en cómo realizar tareas comunes, a menudo ilustradas con imágenes. Independientemente del método (s) de entrega que usted elija, es útil para llevar a cabo primero un programa piloto de formación de un pequeño grupo, seleccionado de los usuarios que mejor representan su base de usuarios en general. Esto le ayudará a identificar los problemas y cuestiones con diversos métodos de entrenamiento antes de comprometerse a una. Creación de un programa de formación Formación del usuario final es más eficaz y memorable si personalizarlo según el uso de su propia organización del software, en lugar de lecciones genéricas. Por ejemplo la instrucción Microsoft Word debe incluir ejemplos de plantillas reales que los usuarios van a utilizar por sus documentos. Algunos elementos de su plan de clase deben incluir: El propósito del software. Las tareas que el usuario completará con el software ¿Cómo se diferencia de las versiones o productos que está reemplazando anteriores (si procede) Los usuarios pueden encontrar problemas comunes Los problemas de seguridad relacionados con el software La fabricación de su programa de entrenamiento escalable Un programa de entrenamiento escalable es lo suficientemente flexible para dar cabida a ambos un pequeño número de usuarios (por ejemplo, cuando los nuevos empleados se unen a la empresa y deben ser entrenados en el software) y un gran número (como es necesario en un despliegue de toda la organización de un nuevo producto ). Usted puede obtener muchos de los beneficios del entrenamiento individualizado sin el alto costo utilizando una combinación de entrenamiento basado en computadora y la formación de estilo seminario donde los usuarios pueden hacer preguntas y practicar las habilidades con la guía de un instructor. CBT tiene la ventaja de ser capaz de escalar hacia arriba o hacia abajo dependiendo de la cantidad de usuarios que necesita para entrenar, y los usuarios son capaces de avanzar a su propio ritmo, en lugar de tener que mantenerse al día con o ser frenados por el resto de la clase.
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